Peut-on remplacer un ATS par un ou plusieurs outils gratuits ?

Lors de ma participation à la 3e édition de TruMontréal 2014, j’ai pu assister à l’atelier présenté par Marie-Ève Bernard et Mathieu Laferrière autour de l’exploration d’outils disponibles gratuitement et de leur utilisation dans le cadre d’un processus de recrutement.

N’étant pas nombreux à cette expérimentation je proposa à Marie-Ève et Mathieu de partager avec nous leurs trouvailles.
En voici la présentation :

L’idée de base étant : peut-on remplacer un système coûteux (ATS: Applicant Tracking System) par un ou plusieurs outils gratuits? Si oui, quelles seraient les limites?

Processus de recrutement

Avant de débuter cet exercice, ils ont tout d’abord défini un processus standard de recrutement avec ses principales étapes:

Ils ont ensuite sélectionné deux outils à explorer dans leurs versions gratuites: Evernote et Google Apps.
Il est devenu clair en cours de route qu’il fallait bonifier ces outils avec 2 autres. Un outil au niveau BI/Rapports et un pour réduire quelques tâches manuelles.

IFTTT

IFTTT (if this than that) est un outil d’automatisation de recettes. En fonction d’un déclencheur (if this – si ceci) dans une application, il permet de générer une action-réponse (than that – alors ceci) dans une autre.

Par exemple, dans le cas qui nous intéresse, il a été possible de générer un fichier (Google Drive) avec toutes les inscriptions d’un formulaire (Google Form) ainsi que sauvegarder automatiquement les fichiers (Google Drive) comportant le mot « CV » dans l’objet du courriel (Gmail).

Dans certains cas, il faut que ces directives soient clairement établies auprès des candidats et surtout suivies pour que cela fonctionne correctement.

Evernote (version gratuite)

La création d’un profil candidat a été facile et rapide avec Evernote. Une note était créée pour chaque candidat. Pour simplifier l’entrée manuelle et garantir une certaine uniformité, le nombre de champs dans la note candidat a été limité pour n’inclure que les plus importants (Nom, Email, Photo, Numéro de téléphone). Le document CV du candidat y était également joint.

Des boîtes à cocher ont été intégrées dans les notes pour les statuts, de même que des champs de type texte pour les commentaires et différentes évaluations qualitatives.

Les étiquettes (tags) ont été utilisées pour classer les candidats par fonction, technologies, source.

Et, finalement, des carnets de notes ont été créés pour chaque poste et bassin de candidats potentiels.

Avantages et inconvénients d’Evernote

Les avantages :

• Grande facilité/rapidité de création de candidat
• Portabilité sur mobile, tablette, pc
• Visuel simple, attrayant
• Possibilité de programmer des rappels
• Système de classement (tags) simple et efficace
• Facilité de présentation/partage de carnet de notes

Inconvénients :

• On doit créer chaque candidat manuellement
• Impossibilité d’accès par le candidat, utilisation interne seulement
• Facilité d’erreurs, les notes sont modifiables par tout le monde
• Impossibilité d’ajouter des fonctions
• Impossibilité pour l’instant de l’utiliser comme élément déclencheur dans IFTTT

Google Apps (version gratuite)

La plateforme Google offre plusieurs outils qui sont déjà bien intégrés entre eux.

Grâce à Google Drive, vous pouvez créer un formulaire simple qui permettra à un candidat de s’inscrire et même de recevoir des communications sur les opportunités futures.

Pour la création des profils, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Contacts de Gmail qui permet de renseigner plusieurs champs (courriels, téléphones, liens web, …), d’inscrire des notes et d’utiliser des étiquettes (tags). Chaque courriel reçu du candidat est automatiquement lié à sa fiche.

Aussi, si la personne a un compte Google+ et que vous êtes connectés, la fiche Google+ s’ajoute automatiquement à la fiche Contacts. Cela peut réduire les entrées manuelles.

Lorsqu’un CV est enregistré dans Google Drive, il est possible de le lier (manuellement) à la fiche Contacts en intégrant le lien du document dans celle-ci.

À partir du processus de recrutement, vous pouvez créer 5 étapes macros permettant de suivre les communications – et les candidatures – tout au long du processus. En effet, Google permet d’utiliser 5 boîtes de réception pour un même compte. Lorsqu’un libellé est utilisé, Google peut le positionner dans la bonne boîte. Cela permet d’avoir une bonne vue d’ensemble pour chaque étape.

Avantages et inconvénients de Google Apps

Avantages

En plus des avantages d’Evernote, il y a aussi :

• Intégration automatique avec Google+ (profil enrichi)
• Utilisation d’un formulaire ou d’un fichier partagé pour recevoir certaines informations directement du candidat
• Suivi des communications intégré avec peu de configuration
• Intégration avec IFTTT

Inconvénients

• Même s’il est possible d’automatiser certaines parties, il faut faire plusieurs entrées manuelles
• Facilité d’erreurs ou de perte d’informations, les notes sont modifiables par tout le monde
• Possibilité d’accès limité par le candidat
• Nécessite un certain niveau de connaissances pour ajouter des fonctionnalités supplémentaires

QlikView (édition personnelle)

L’utilisation des rapports et d’outils de BI est un avantage indéniable des ATS. Le big data est de plus en plus sur toutes les lèvres. Il n’est pas aisé pour une PME d’avoir accès à ses propres outils BI et les solutions proposées sur le marché sont souvent onéreuses et nécessitent souvent l’embauche d’une firme externe pour développer les tableaux de bords requis.

Marie-Ève Bernard a donc testé l’édition personnelle de QlikView, qui est disponible gratuitement (version d’essai).

Cette version permet d’effectuer un rapport comme la version desktop mais il est impossible d’échanger de l’information avec un autre utilisateur QlikView. De plus, le rapport ne fonctionne que sur l’ordinateur où QlikView est installé.

Pour pouvoir l’utiliser, il faut toutefois avoir des notions de programmation de base, principalement SQL. Après avoir bien défini les données que l’on souhaite mesurer, il suffit de mettre en place un rapport provenant de son ATS ou avec IFTTT dont la destination est un chiffrier Excel.

Dans le cas d’Evernote, malheureusement, IFTTT ne permet pas encore de l’utiliser comme source donc Marie-Ève n’a pas été en mesure de faire le test. Par contre, dans le cas de Google Docs, il a été facile de transférer les données nécessaires dans un chiffrier Excel.

Suite à la production du chiffrier, il faut programmer QlikView pour extraire les données nécessaires.

Voici un exemple de rapport pouvant être développé pour une équipe de recrutement.

Verdict ?

En conclusion, Evernote pourrait être utilisé par une entreprise ayant un petit volume de candidats à gérer (-100). L’utilisation idéale pourrait être dans le but de partager un carnet de notes avec un gestionnaire. Par exemple, y déposer les profils candidats retenus pour un poste. Le gestionnaire peut rapidement consulter les profils, accéder aux CVs et inscrire ses impressions dans chaque note. Il s’agit d’un outil très collaboratif.

Pour ce qui est de Google Apps, c’est sensiblement la même cible: des entreprises avec un petit volume de candidats à gérer. Il ajoute plusieurs fonctionnalités gratuites nécessitant peu de configuration pour ceux qui font tout le travail par courriel et fichiers excel. Cela peut être un pas intéressant pour déterminer les besoins d’un ATS dans un avenir plus ou moins proche.

QlikView et IFTTT viennent bonifier ces 2 plateformes.

Merci encore à Marie-Ève Bernard et Mathieu Laferrière pour avoir réaliser ses expériences et de les partager avec nous .